1. Pengantar legalisasi konsuler

Menurut peraturan yang berlaku mulai tanggal 1 Maret 2016, legalisasi konsuler mengacu pada kegiatan lembaga legalisasi konsuler untuk memastikan keaslian segel terakhir dan tanda tangan pada dokumen notarisasi asing, dokumen lain, atau dokumen-dokumen asing berdasarkan permohonan yang diajukan oleh individu, individu yang mewakili organisasi atau organisasi lainnya. Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Repubik Rakyat Tiongkokdi suatu negara dapat melegalisasi dokumen notaris atau surat keterangan lainnya yang dikeluarkan oleh instansi terkait di negara tersebut, dan telah melalui legalisasi di Kementerian Luar Negeri negara tersebut atau instansi lainnya yang diberi kekuasaan untuk melakukan legalisasi konsuler, serta akan dikirim ke Tiongkok dan digunakan di Tiongkok.

Tujuan dari legalisasi adalah agar dokumen yang dikeluarkan oleh suatu negara dapat diakui dan memiliki kekuatan hukum di negara lain, tanpa mencurigai keaslian segel dan tanda tangan tersebut. Legalisasi konsuler tidak dapat bertanggung jawabdalam membuktikan keabsahan dari akta notaris atau dokumen lainnya, dan tidak dapat bertanggung jawab atas keaslian dan pengesahan isi dari dokumen tersebut. Penanggung jawab isi dari dokumen adalah instansi yang mengeluarkan dokumen tersebut.

Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Repubik Rakyat Tiongkok di Indonesia menerima legalisasi dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait di Indonesia dan telah dilegalisasi oleh Kementerian Luar Negeri Indonesia, sehingga dapat dikirim ke Tiongkok dan digunakan di Tiongkok.

2. Prosedur legalisasi

Permohonan legalisasi dokumen di Indonesia biasanya melewati beberapa prosedur sebagai berikut:

· Dokumen asli yang dikeluarkan oleh instansi berwenang di Indonesia (contohnya akte lahir, akte perkawinan, SKCK, dll) atau dokumen fotokopi yang sudah diverifikasi oleh instansi berwenang di Indonesia, telah melalui legalisasi di Kementerian Hukum dan HAM dan Kementerian Luar Negeri Indonesia, dapat diajukan di Visa Center.

· Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris (contohnya surat pernyataan, surat kuasa, dll.) yang telah dinotarisasikan, dilegalisasi di Kementerian Hukum dan HAM dan Kementerian Luar Negeri Indonesia, dapat diajukan di Visa Center.

o Alamat Kementerian Hukum dan HAM Indonesia : Gedung Cik's, Jl. Cikini Raya No. 84-86 Menteng Jakarta Pusat

o Alamat Kementerian Luar Negeri Indonesia : Jl. Taman Pejambon No. 6 Jakarta Pusat

3. Dokumen yang diperlukan untuk legalisasi dokumen

a. yang telah diisi lengkap 1 rangkap;

b. Dokumen asli dan fotokopi yang telah dilegalisasi di Kementerian Luar Negeri Indonesia 1 rangkap;

c. Fotokopidan identitas asli pemohon yang sah dan masih berlaku (untuk WNI bisa menggunakan KTP/Paspor, untuk WNA menggunakan paspor);

d. Untuk permohonan yang diwakili, perwakilan dari pemohon harus menyertakan identitas yang masih berlaku, asli dan fotokopi, dan fotokopi identitas pemohon. Jika melegalisasi dokumen yang berhubungan dengan hal penting dan bernilai, harus disertai surat kuasa dari pemohon;

e. Untuk kepengurusan legalisasi dokumen perusahaan, harus disertai surat kuasa dan fotokopi identitas dari perwakilan perusahaan yang sah, serta dokumen perusahaan yang dapat membuktikan orang tersebut adalah perwakilan yang sah dari perusahaan;

f. Dokumen-dokumen lampiran lainnya yang dianggap perlu oleh Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Repubik Rakyat Tiongkok.

4. Proses pengajuan

a. Pemohon dapatmengajukan sendiri atau memberi kuasa kepada perwakilan, tetapi hal yang harus diperhatikan adalah: mengenai permohonan legalisasi Surat Keterangan Belum Menikah, Pelepasan Hak Waris atau Penjualan Properti dan Harta Bernilai lainnya pemohon harus datang langsung ke Pusat Visa Centeruntuk pengajuan. Jika diperlukan, akan dilakukan proses wawancara dengan pemohon.

b. Saat pengajuan legalisasi, dokumen dapat diajukan langsung pada saat jam kerja Visa Center, tanpa membuat janji terlebih dahulu.

c. Pengajuan legalisasi yang sudah disetujui tidak dapat dibatalkan, pemohon harus membayar biaya proses.

5. Waktu proses

Waktu kepengurusan umumnya adalah 4 hari kerja. Jika pemohon mempunyai alasan yang rasional dengan persetujuan dari pejabat yang berwenang, dapat mengajukan proses kilat.Dikarenakan adanya penambahan dokumen,hal yang harus diverifikasi, dan hal-hal lain di luar dugaan, maka waktu proses bisa menjadi mundur, diluar waktu yang disebutkan diatas dan tidak dapat ditentang oleh pemohon.

6. Biaya kepengurusan dokumen

Dokumen perorangan Warga Negara Tiongkok Rp 100.000 / dokumen

Dokumen perorangan Warga Negara Asing Rp 200.000 / dokumen

Dokumen perusahaan Warga Negara Tiongkok Rp 200.000 / dokumen

Dokumen perusahaan Warga Negara Asing Rp 350.000 / dokumen

7. Hal yang harus diperhatikan

a. Dokumen yang diajukan pemohon telah dilegalisasi oleh Kementerian Luar Negeri Indonesia, cap dan tanda tangannya harus yang sudah terdaftar di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok.

b. Isi dari dokumen harus asli, lengkap, dan sah. Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Tiongkok tidak akan melegalisirdokumen yang mengandung hal yang bertentangan dengan hukum Tiongkok atau terdapat unsur yang dapat merugikan kepentingan negara dan masyarakat Tiongkok.

c. Dokumen yang akan dilegalisasi jika terdiri darilebih dari satu lembar, maka harus dijilid dengan segel lilin, diberi cap kesatuan,atau cap emboss agar tidak terjadi penukaran.

d. Apabila memerlukan legalisasi dokumen terjemahan dalam Bahasa Tionghoa atau Inggris, dokumen asli dalam Bahasa Indonesia setelah diterjemahkan oleh Penerjemah Tersumpah yang terdaftar di Kementerian Hukum dan HAM, harus dilegalisasi juga oleh Kementerian Hukum dan HAM dan Kementerian Luar Negeri. Format dan kata-kata hasil terjemahan dalam Bahasa Tionghoa atau Inggris harus sesuai dengan dokumen asli yang Berbahasa Indonesia, tidak boleh ada penambahan, pengurangan atau pergantian, dan pengajuan permohonan legalisasi dokumen terjemahan harus dilakukan bersama-sama dengan dokumen asli.

e. Berdasarkan peraturan dari Tiongkok, dokumen Surat Keterangan Belum Menikah yang akan digunakan di Tiongkok untuk pendaftaran pernikahan, serta dokumen untuk pengurusan adopsi seperti surat keterangan kondisi pernikahan, catatan kesehatan dan SKCK, hanya mempunyai masa berlaku hingga 6 bulan. Jika telah melewati masa berlaku, maka tidak dapat dilegalisasi oleh Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok.

f. Terhadap dokumen yang akan dilegalisasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok, pejabat konsuler akan melakukan verifikasi. Apabila dokumen terdapat hal-hal yang tidak sah, pemalsuan, hal-hal yang berisi kecurangan atau penukaran konten maka permohonan legalisasi tidak dapat diproses.

g. Dokumen yang telah dilegalisasi sebelumnya tidak dapat diubah atau ditukar. Jika ada perubahan atau penukaran, maka legalisasi yang dikeluarkan oleh Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok sudah tidak berlaku lagi, serta segala risiko yang mungkin terjadi dan tanggung jawab secara hukum sepenuhnya ditanggung oleh pemohon.

h. Untuk fotokopi dokumen yang dilampirkan, Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok hanya menerima kertas dengan ukuran A4 standar internasional. Ukuran kertas yang tidak sesuai dengan ketentuan tidak akan diterima.

i. Harap mengambil dokumen yang telah dilegalisasi tepat waktu, jika melampaui batas waktunya, maka dokumen tersebut akan dimusnahkan dan akan mempengaruhi pemohon dalam kepengurusan berikutnya, oleh karena itu segala risiko yang timbul merupakan tanggung jawab pemohon.